Pour mener à bien toutes vos activités: la maison, les enfants, le travail, les loisirs… vous devez être bien organisé. Il faut pouvoir gérer:

  • un emploi du temps, un agenda,
  • un carnet d’adresses,
  • une liste des choses à faire, la liste de courses,
  • suivre  son budget,
  • l’avancement des projets en cours,
  • conserver des informations, noter ses idées pour des projets futurs…

Et bien sûr, remplir toutes ses obligations en temps et en heure. Un vrai casse-tête !

Alors comment s’organiser ? Comment faire pour devenir un champion ou une championne de l’organisation ?

Heureusement, les technologies du numérique sont là pour vous aider. Je vais vous montrer comment utiliser votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur pour relever le défit d’une organisation parfaite.

Aujourd’hui, je vais faire un tour d’horizon des outils qui me semblent être la base pour organiser son quotidien à l’aide de son smartphone.

Pour être organisé grâce au numérique, de quoi avez-vous besoin ?

  • une messagerie
  • un agenda
  • un gestionnaire de tâches
  • un gestionnaire de projets
  • un gestionnaire de notes
  • un système de gestion de fichiers, éventuellement dans le cloud (les nuages, c’est à dire des disques durs de stockage auxquels on accède par internet)

Tout ça, c’est la base. Mais vous allez voir qu’on peut faire beaucoup de choses avec un smartphone et gérer toutes sortes d’informations

Quels logiciels choisir ?

La base : un compte Google

La base pour moi, pour bien s’organiser avec des outils numériques, c’est d’avoir un compte Google. Comme vous allez le voir, on va faire beaucoup de choses avec.

Je vous conseille donc d’avoir un compte Google personnel. Vous l’utiliserez pour votre correspondance personnelle: une messagerie bien pratique que vous consulterez tous les jours, mais aussi agenda, contacts et bien d’autres choses encore. Mais nous verrons ça plus tard.

1ère opération : si vous n’avez pas déjà un compte Google, créez-vous en un.

Nous verrons comment faire dans un prochain article.

Installez Chrome

Installez le navigateur Chrome de Google sur votre ordinateur et reliez le à votre compte Google Perso. Ce navigateur est très pratique, rapide et très performant. Les outils Google s’y intègrent facilement, ainsi que d’autres extensions qui vont vous rendre la vie bien plus facile. Installez Chrome aussi sur votre smartphone ou votre tablette.

La messagerie

Je vous conseille de choisir GMAIL, la messagerie très pratique de Google. Utilisez-la pour votre courrier personnel : les messages de vos amis, l’école des enfants, les administrations… histoire de ne manquer aucun message important.

Evitez d’utiliser la messagerie de votre fournisseur d’accès (FAI). Si vous décidez de faire jouer la concurrence et de quitter votre FAI actuel, vous ne pourrez plus utiliser cette boîte mail. Vous devrez changer d’adresse et donc prévenir tous vos contacts de ce changement. Cette démarche peut devenir fastidieuse quand il s’agit de prévenir les administrations, les banques… Et vous risquez de perdre l’accés à vos anciens messages. L’opération de récupération de ses archives est compliquée.

Je vous conseille d’avoir une 2ème boîte mail réservée aux sites commerciaux. Utilisez-la pour faire des achats sur internet, ou vous inscrire à des sites qui ne nécessitent pas tellement votre attention.  En effet, les sites commerciaux envoient des tas de newsletters promotionnelles tous les jours. Du coup, les emails que l’on reçoit de ses amis ou des administrations (sécu, impôts…) sont noyés dans ce flot. Vous risquez de les manquer.  Cette 2ème boite à usage commercial peut-être créée sous un autre intitulé sur Gmail, ou chez un autre prestataire de messagerie comme Outlook ou Yahoo. Faites attention à bien faire la distinction entre vos 2 types de messageries.

Je choisis la messagerie Gmail parce qu’elle est hyper pratique, notamment grâce à ses étiquettes, et différents indicateurs d’importance sous forme d’icônes, la mise en place de filtres, ainsi que le choix entre plusieurs présentations de votre messagerie (les messages importants d’abord, ou encore par onglets selon les types de mails). On notera une fonction anti-SPAM particulièrement efficace.

Une autre raison de choisir la messagerie Gmail est qu’elle se synchronise facilement avec toutes sortes d’outils numériques, applications de smartphones… Comme d’ailleurs son agenda.

Dernière raison : de nombreux sites ou services sur internet permettent de s’inscrire à leur plateforme en utilisant son compte Google pour se connecter. Si vous accéder à ces sites via Chrome, réglé sur votre compte Gmail Perso, vous accédez ainsi très facilement à votre espace sur ces sites à chaque fois que vous souhaitez y aller, sans devoir retrouver et saisir ses identifiants de connexion.

Par contre, il y a un sujet sur lequel je vous mets en garde : n’acceptez jamais que Chrome (ou tout autre navigateur) n’enregistre vos mots clé et encore moins vos numéros de carte bleue ou coordonnées bancaires. C’est trop risqué : les pirates auraient trop de facilité à utiliser vos identifiants.